ỨNG DỤNG TƯ DUY HỆ THỐNG CHO CEO TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Tư duy hệ thống cho CEO trong quản trị nhân sự không chỉ giúp giải quyết các vấn đề ngắn hạn mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá ngay cách tư duy hệ thống có thể tối ưu hóa quản trị nhân sự và thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững trong bài viết dưới đây!

1. Tư duy hệ thống trong quản trị nhân sự là gì?

Tư duy hệ thống trong quản trị nhân sự là phương pháp tiếp cận vấn đề và ra quyết định trong lĩnh vực nhân sự bằng cách nhìn nhận tổ chức như một hệ thống tổng thể, nơi mọi yếu tố và mối quan hệ giữa chúng đều có ảnh hưởng lẫn nhau. 

Thay vì chỉ chú trọng vào từng cá nhân hay bộ phận riêng biệt, tư duy hệ thống giúp nhà quản lý nhân sự nhận diện và phân tích toàn diện các yếu tố tác động, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý, bền vững và phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Ví dụ: Bạn là giám đốc nhân sự của một công ty có vấn đề với tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cao. Thay vì chỉ giải quyết vấn đề này bằng cách tăng lương hoặc thưởng cho nhân viên, tư duy hệ thống sẽ giúp bạn nhìn nhận vấn đề từ một góc độ rộng hơn.

Bạn sẽ xem xét các yếu tố như: văn hóa công ty; chế độ đào tạo; chính sách quản lý hay quy trình tuyển dụng

Khi nhìn nhận vấn đề từ toàn bộ hệ thống, bạn sẽ nhận ra rằng tỉ lệ nghỉ việc không chỉ là một vấn đề đơn lẻ mà có thể là kết quả của một sự thiếu kết nối giữa các yếu tố trong tổ chức. 

Từ đó, bạn có thể đưa ra giải pháp tổng thể như cải thiện môi trường làm việc, xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp, đồng thời cải tiến quy trình tuyển dụng để chọn lọc ứng viên phù hợp hơn.

Để xây dựng một hệ thống nguồn nhân lực hiệu quả, ba yếu tố sau đây là vô cùng quan trọng:

• Con người: Bao gồm đội ngũ lãnh đạo và nhân sự trực tiếp, là những yếu tố quyết định đến sự thành công của hệ thống nhân lực.
• Mục đích và chức năng: Mỗi phòng ban, đội nhóm cần có mục đích và chức năng rõ ràng, tất cả đều phải góp phần vào việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Mối liên kết: Sự kết nối giữa đội ngũ lãnh đạo và nhân sự phải chặt chẽ và hợp lý. Các nhà quản trị và người sử dụng nhân sự cần tạo dựng mối quan hệ tương tác hiệu quả trong toàn bộ đội ngũ.

2. Tư duy hệ thống chỉ ra những đặc điểm nào của nguồn nhân lực?

Tư duy hệ thống trong quản trị nhân sự không chỉ giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ sự vận hành tổng thể của nguồn nhân lực mà còn giúp họ nhận diện các yếu tố quan trọng tác động đến hiệu quả công việc. 

Bằng cách áp dụng các nguyên lý hệ thống, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc tối ưu, phát huy được hết năng lực của đội ngũ nhân sự.

Tư duy hệ thống giúp xác định các yếu tố cấu thành của nguồn nhân lực:

• Dòng vào: Bao gồm các nhân sự mới được tuyển dụng, các nhân sự luân chuyển và các chương trình đào tạo phát triển nhân lực.
• Dòng ra: Là những nhân sự nghỉ việc, luân chuyển, mức độ hiệu quả công việc và những năng lượng bị lãng phí do không được sử dụng đúng mục đích.
• Nguồn dự trữ: Đề cập đến số lượng nhân sự, năng lực, thái độ, động lực, sự đam mê, mức độ gắn kết và khả năng cống hiến của đội ngũ.
• Vòng lặp: Là chu trình đời sống của nhân sự trong tổ chức: tuyển dụng, đào tạo, làm việc và nghỉ việc, cùng với các thói quen và chu trình đào tạo phát triển.
• Sự hợp trội: Khi các nhân sự phối hợp với nhau để thực hiện một mục tiêu chung, họ sẽ tạo ra kết quả vượt trội mà cá nhân không thể làm được, mang lại hiệu quả vượt xa tổng sức mạnh của các thành viên.
• Tính cưỡng bức: Sự hợp trội này tạo ra sự tuân thủ trong đội ngũ, khi mỗi cá nhân phải tuân thủ các cam kết, quy tắc và mục tiêu của hệ thống hoặc cấp trên.
• Các lỗi hệ thống: Những lỗi có thể dự đoán trước, ví dụ như kháng chính sách (sự kháng cự đối với các chính sách do lãnh đạo đưa ra), lãng phí tài nguyên chung, đùn đẩy trách nhiệm, cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhóm, và lách luật (tuân thủ hình thức nhưng không thực chất).
• Các yếu tố điều hướng: Tư duy hệ thống giúp lãnh đạo xác định các yếu tố quan trọng có thể tạo ra sự thay đổi mạnh mẽ hoặc cải thiện hệ thống. Ví dụ, việc đầu tư vào đào tạo chính là yếu tố đòn bẩy mạnh mẽ, giúp xây dựng đội ngũ có năng lực, thái độ tốt và sự gắn kết lâu dài với doanh nghiệp.

Tư duy hệ thống giúp lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ nhìn nhận các yếu tố nhân sự dưới góc độ riêng lẻ mà còn hiểu rõ sự tương tác và tác động qua lại giữa chúng.

Bằng cách này, các giải pháp nhân sự sẽ được thiết kế một cách toàn diện và bền vững, giúp tổ chức đạt được hiệu quả lâu dài, phát triển vững mạnh trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

3. Tầm quan trọng của tư duy hệ thống cho CEO trong quản trị nhân sự 

Tư duy hệ thống là cách tiếp cận vấn đề bằng cách nhìn nhận tổng thể và phân tích các mối liên kết, tác động qua lại giữa các yếu tố trong một hệ thống. 

Đối với CEO, áp dụng tư duy này vào quản trị nhân sự không chỉ là một lựa chọn mà là một bước tiến lớn trong tư duy lãnh đạo, mang lại những giá trị vượt trội trong việc xây dựng và duy trì một tổ chức vững mạnh.

1 - Xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện

Một trong những lợi ích lớn nhất của tư duy hệ thống trong quản trị nhân sự là khả năng xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện, đồng bộ với chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. 

Thay vì đưa ra các quyết định nhân sự rời rạc và ngắn hạn, CEO sẽ nhìn nhận nhân sự như một phần của một hệ thống động, có mối liên kết chặt chẽ với các yếu tố khác như tài chính, sản xuất, marketing.

Ví dụ, khi mở rộng thị trường, CEO sẽ không chỉ nghĩ đến việc tuyển dụng thêm nhân viên mà còn xem xét các yếu tố liên quan như:

• Tuyển dụng: Năng lực cần thiết để phù hợp với thị trường mới.
• Đào tạo & Phát triển: Lộ trình đào tạo cho đội ngũ hiện tại và nhân viên mới.
• Chế độ đãi ngộ: Điều chỉnh chính sách lương thưởng để thu hút và giữ chân nhân tài.
• Văn hóa doanh nghiệp: Làm sao duy trì văn hóa cốt lõi khi quy mô công ty thay đổi.
• Cấu trúc tổ chức: Cải tổ sơ đồ tổ chức để tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Cách tiếp cận này giúp CEO dự báo được các tác động dây chuyền, từ đó đưa ra các quyết định nhân sự chiến lược, đảm bảo sự phát triển hài hòa và bền vững cho toàn bộ tổ chức.

2 - Giải quyết vấn đề gốc rễ trong quản trị nhân sự

Trong quản trị nhân sự, các vấn đề thường có nhiều nguyên nhân sâu xa và không phải lúc nào cũng dễ nhận thấy. Chẳng hạn, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao có thể không chỉ do lương thấp, mà còn liên quan đến những yếu tố như quản lý yếu kém, văn hóa làm việc độc hại, hay quy trình làm việc không hiệu quả. 

Thay vì chỉ tăng lương để giải quyết triệu chứng, CEO có thể áp dụng tư duy hệ thống để tìm ra các "điểm đòn bẩy" và "vòng lặp nhân quả".

Các giải pháp chiến lược bao gồm:

• Đào tạo lãnh đạo: Tăng cường năng lực lãnh đạo cho cấp quản lý.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
• Lộ trình phát triển sự nghiệp: Đảm bảo cơ hội thăng tiến rõ ràng cho nhân viên.

Bằng cách này, CEO giải quyết không chỉ vấn đề ngắn hạn mà còn tạo ra một môi trường làm việc bền vững, giảm thiểu các vấn đề nhân sự trong tương lai.

3 - Xây dựng tổ chức linh hoạt và thích ứng cao

Tư duy hệ thống giúp CEO phát triển một tổ chức linh hoạt, có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường. CEO sẽ nhìn nhận doanh nghiệp như một “tổ chức học tập”, nơi mọi cá nhân và bộ phận đều đóng góp vào quá trình học hỏi và cải tiến.

Trong quản trị nhân sự, điều này thể hiện qua:

• Khuyến khích phản hồi đa chiều: Tạo kênh giao tiếp mở để nhân viên đóng góp ý kiến, giúp nhận diện vấn đề và cơ hội sớm.
• Thúc đẩy hợp tác liên phòng ban: Phá vỡ các rào cản chức năng, thúc đẩy sự phối hợp để giải quyết các thách thức chung.
• Phát triển đội ngũ kế cận: Đảm bảo sự chuyển giao thế hệ lãnh đạo hiệu quả, không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận HR mà là của cả hệ thống lãnh đạo.

Với tư duy hệ thống, tổ chức trở nên nhạy bén hơn với thay đổi, có khả năng phục hồi nhanh chóng sau khủng hoảng và luôn sẵn sàng cho những bước chuyển mình mạnh mẽ.

4 - Xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh

CEO có thể sử dụng tư duy hệ thống để tối ưu hóa việc phát triển đội ngũ nhân sự, tạo ra một lực lượng lao động không chỉ mạnh mẽ mà còn gắn kết và trung thành với tổ chức. 

Tư duy này giúp CEO nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển kỹ năng, nâng cao năng lực lãnh đạo và xây dựng đội ngũ kế cận có khả năng đưa doanh nghiệp vượt qua thử thách.

Tư duy hệ thống là chìa khóa để CEO giải quyết các vấn đề nhân sự một cách toàn diện và bền vững. Thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng, tư duy hệ thống giúp bạn nhìn nhận con người, quy trình và chiến lược như một hệ thống liên kết chặt chẽ, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược thông minh.

Khóa học “Quản trị nhân sự dành cho Sếp” tại Trường Doanh Nhân HBR chính là cơ hội vàng để bạn trang bị tư duy hệ thống vào công tác quản trị nhân sự. 

Không chỉ giúp bạn hiểu rõ mối quan hệ giữa nhân sự và các bộ phận khác trong doanh nghiệp, khóa học còn cung cấp những chiến lược thực tế để giải quyết vấn đề gốc rễ, phát triển đội ngũ kế cận, và xây dựng một tổ chức linh hoạt, luôn sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi.

Hãy tham gia khóa học ngay hôm nay để trở thành CEO không chỉ quản lý mà còn định hình tương lai, xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ và phát triển doanh nghiệp bền vững!

4. Cách áp dụng tư duy hệ thống cho CEO trong quản trị nhân sự hiệu quả 

Theo Mr. Tony Dzung: “Để chuyển hóa tư duy hệ thống từ một khái niệm trừu tượng thành công cụ quản trị thực tế và sắc bén, CEO cần áp dụng một quy trình bài bản và có hệ thống.”

Quy trình 5 bước dưới đây sẽ giúp CEO lãnh đạo sự chuyển đổi trong quản trị nhân sự, từ đó xây dựng một tổ chức linh hoạt, vững mạnh và hoàn toàn phù hợp với mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

4.1. Bước 1: Xác định triết lý và mục tiêu nhân sự toàn doanh nghiệp

Mục tiêu đầu tiên trong việc áp dụng tư duy hệ thống cho quản trị nhân sự là xác định rõ ràng phẩm chất, kỹ năng và giá trị mà đội ngũ nhân sự cần có để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. 

Câu hỏi mà CEO cần trả lời là: "Bạn muốn xây dựng đội ngũ như thế nào?" Điều này giúp CEO định hướng rõ ràng về loại hình nhân sự cần có để góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Triết lý nhân sự cốt lõi Một phần quan trọng trong bước này là xây dựng triết lý nhân sự cốt lõi, ví dụ như đề cao học hỏi, minh bạch và chủ động. Triết lý này sẽ là kim chỉ nam trong việc lựa chọn và phát triển nhân sự, giúp doanh nghiệp có một nền tảng nhân sự vững mạnh, đồng thời duy trì văn hóa tổ chức tích cực.

Mục tiêu quản trị nhân sự
CEO cần xây dựng mục tiêu quản trị nhân sự rõ ràng. Những mục tiêu này có thể bao gồm:

• Giữ chân nhân tài
• Phát triển đội ngũ kế thừa
• Giảm thiểu sai sót trong tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Tư duy hệ thống bắt đầu từ việc thiết lập định hướng rõ ràng ngay từ đầu, thay vì chỉ giải quyết các vấn đề ngắn hạn. Khi CEO xác định được triết lý và mục tiêu nhân sự, doanh nghiệp sẽ có một chiến lược nhân sự rõ ràng, dễ dàng điều chỉnh và phát triển trong tương lai.

4.2. Bước 2: Thiết kế sơ đồ tổ chức và mô hình năng lực rõ ràng

Để xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và hiệu quả, bước tiếp theo là thiết kế một hệ thống tổ chức rõ ràng và bài bản. Điều này không chỉ giúp CEO dễ dàng xác định được các vị trí cần tuyển dụng, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

• Xác định vai trò và mối quan hệ: Xác định rõ các bộ phận, vai trò và quan hệ giữa các phòng ban. 
• Mô tả công việc (JD) và mô hình năng lực: Xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết, cùng mô hình năng lực rõ ràng (KPI, kỹ năng, hành vi mong đợi). 
• Chọn người phù hợp: Tách biệt giữa người giỏi và người phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. 

Bằng cách thiết kế một sơ đồ tổ chức chặt chẽ và mô hình năng lực bài bản, CEO có thể tuyển dụng chính xác ngay từ đầu, giảm thiểu sai sót và tạo dựng một đội ngũ nhân sự phù hợp, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4.3. Bước 3: Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và phỏng vấn

Việc tuyển dụng không thể dựa vào cảm xúc hay những yếu tố chủ quan mà phải được thực hiện theo một quy trình rõ ràng và bài bản. 

Quy trình tuyển dụng chuẩn hóa giúp doanh nghiệp xác định và thu hút được ứng viên có năng lực phù hợp, đồng thời tránh được những sai lầm không đáng có trong quá trình ra quyết định.

• Phỏng vấn hành vi và phỏng vấn sâu: Đánh giá năng lực thật sự của ứng viên qua các phỏng vấn chi tiết và bài test năng lực.
• Bộ tiêu chí tuyển dụng: Xây dựng bộ tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, bao gồm: giá trị phù hợp (value fit), vai trò phù hợp (role fit), và kỹ năng chuyên môn (technical fit).
• Ứng dụng ATS (Applicant Tracking System): Sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để tối ưu hóa quy trình.

CEO trực tiếp phỏng vấn giúp đảm bảo ứng viên phù hợp không chỉ về chuyên môn mà còn về giá trị và văn hóa doanh nghiệp, từ đó xây dựng đội ngũ gắn kết và hiệu quả.

4.4. Bước 4: Thiết lập hệ thống đánh giá, đào tạo và phát triển liên tục

Quản trị hiệu quả phải là một quá trình liên tục, không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng nhân sự mà còn phải bao gồm đánh giá, đào tạo và phát triển nhân viên suốt hành trình công tác.

• Đánh giá hiệu quả công việc: Sử dụng hệ thống OKRs/KPIs minh bạch để đo lường năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên. Điều này giúp xác định rõ các mục tiêu công việc và đảm bảo kết quả đạt được đúng như kỳ vọng.
• Lộ trình phát triển: Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng cho từng nhân viên. Việc này sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn kết và có động lực phát triển lâu dài trong công ty.
• Đào tạo và thăng tiến: Định kỳ tổ chức các chương trình đào tạo và thăng tiến, giúp nhân viên nâng cao năng lực và đạt được mục tiêu cá nhân. Các cơ hội này sẽ giữ chân nhân viên tài năng, tạo ra một đội ngũ phát triển bền vững.

“Nhân sự giỏi sẽ không ở lại nếu không có cơ hội phát triển”, Mr. Tony Dzung nhấn mạnh.

4.5. Bước 5: Tự động hóa và phân quyền hệ thống nhân sự

Để hệ thống nhân sự hoạt động hiệu quả và bền vững, cần xây dựng một cơ chế tự động hóa và phân quyền rõ ràng, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào cá nhân cụ thể. Khi các quy trình và công cụ được chuẩn hóa và tự động hóa, doanh nghiệp sẽ dễ dàng vận hành trơn tru và giảm thiểu sai sót.

• Chuẩn hóa tài liệu: Để hệ thống nhân sự vận hành hiệu quả, cần chuẩn hóa tất cả các tài liệu liên quan từ quy trình làm việc, mẫu biểu, sổ tay nhân sự cho đến quy trình onboarding. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính nhất quán và giảm thiểu sai sót trong các công việc hành chính.
• Phần mềm HRM: Áp dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý công việc, lương thưởng, hồ sơ và đánh giá nhân viên. Phần mềm HRM sẽ giúp theo dõi hiệu suất công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp, minh bạch.
• Phân quyền: Phân quyền rõ ràng cho các trưởng phòng ban để họ có thể tự quản lý đội nhóm của mình mà không cần sự can thiệp quá mức từ CEO. Việc này giúp tăng tính chủ động và linh hoạt trong công việc, đồng thời giúp CEO tập trung vào các vấn đề chiến lược và phát triển văn hóa công ty.

Tư duy hệ thống cho CEO trong quản trị nhân sự là một công cụ quan trọng giúp xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện, giải quyết các vấn đề gốc rễ và tạo ra một tổ chức linh hoạt, có khả năng thích ứng cao. 

Bằng cách nhìn nhận nhân sự như một phần không thể tách rời trong hệ thống doanh nghiệp, CEO có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, dự đoán tác động dài hạn và xây dựng môi trường làm việc tích cực, bền vững. 

Áp dụng tư duy hệ thống không chỉ giúp giải quyết các vấn đề trước mắt mà còn mang lại những thay đổi chiến lược lâu dài, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và vững chắc trong mọi tình huống.

5. Lưu ý khi áp dụng tư duy hệ thống cho CEO trong quản trị nhân sự

Khi áp dụng tư duy hệ thống vào quản trị nhân sự, CEO cần chú ý một số yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai đạt hiệu quả lâu dài và bền vững:

• Không nhìn nhận nhân sự theo cách riêng biệt: Tư duy hệ thống yêu cầu CEO phải nhận diện các yếu tố nhân sự trong mối quan hệ tương tác, thay vì đánh giá từng phần riêng biệt. Mỗi quyết định nhân sự cần được xem xét trong tổng thể bức tranh tổ chức để tối ưu hóa hiệu quả công việc và phát triển bền vững.
• Sự liên kết giữa các phòng ban là yếu tố then chốt: Các bộ phận trong doanh nghiệp cần làm việc đồng bộ để đạt được mục tiêu chung. CEO cần tạo ra sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban, điều này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm thiểu các xung đột không cần thiết, từ đó nâng cao năng suất làm việc toàn bộ tổ chức.
• Cần có sự thích ứng liên tục: Tư duy hệ thống giúp xây dựng một tổ chức linh hoạt và dễ dàng thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. CEO phải đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự luôn sẵn sàng học hỏi và cải tiến, giúp công ty duy trì sự cạnh tranh và phát triển trong dài hạn.
• Xây dựng quy trình rõ ràng và tự động hóa: Để giảm thiểu sự phụ thuộc vào các cá nhân cụ thể, CEO nên áp dụng các công cụ tự động hóa và phân quyền rõ ràng cho từng bộ phận. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự mà còn tiết kiệm thời gian và công sức cho các công việc hành chính, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Áp dụng tư duy hệ thống vào quản trị nhân sự đòi hỏi CEO phải nhìn nhận tổng thể các yếu tố và mối liên kết trong tổ chức. Việc xây dựng sự liên kết giữa các phòng ban, đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng của đội ngũ nhân sự, cùng với việc áp dụng các quy trình tự động hóa rõ ràng sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Bằng cách nhìn nhận nhân sự trong mối liên hệ tổng thể với các yếu tố khác của tổ chức, CEO có thể đưa ra các quyết định chiến lược bền vững và tối ưu hóa hiệu quả công việc. 

Việc xây dựng sự liên kết giữa các phòng ban, phát triển đội ngũ nhân sự linh hoạt, cùng với việc tự động hóa quy trình và phân quyền rõ ràng sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Khi áp dụng tư duy hệ thống, CEO không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn xây dựng được một tổ chức năng động, luôn sẵn sàng đối mặt với thử thách và phát triển bền vững.